Ha csak a borászati szabályozás oldaláról közelítjük meg a kérdést, akkor legalább három szervezet érintett abban, hogy tevékenységünkkel piacon értékesíthető bort állítsunk elő. Ahogy azt már korábbi cikkeinkben, egy-egy témában indított sorozatainkban említettük, a bor jövedéki termék, így arra a jövedéki törvény szabályait alkalmazni kell. Ezen túl a bor egy jogszabályokkal jól körbehatárolt élelmiszer is, így a borkészítésre vonatkozó külön szabályozást is alkalmazni kell. Ezeknek a szabályoknak a nagy része a közösségi jogból vezethető le. Ezen túl a hegyközségi törvény előírásaiból következően a hegyközségekkel is fel kell vennünk a kapcsolatot.

A hegyközségi törvény 17. §-a értelmében szőlészeti és borászati termelő tevékenységet végzőknek hegyközségi tagsági viszonyt kell létesíteniük. Azon termelők esetében, akik nem borvidéken végzik tevékenységüket, hegyközségi nyilvántartásba vételi kötelezettségük van. A borászati tevékenység esetén a kötelezettség azon hónapot követő hónap első napjával keletkezik, amelyben a tevékenységét a termelő megkezdi. A szőlészeti és borászati felvásárlói tevékenységet folytatóknak (nem saját szőlőt, vagy bort dolgoz fel, illetve továbbértékesítés céljából vásárol fel szőlő vagy bort) csak nyilvántartásba vételi kötelezettségük van, függetlenül attól, hogy tevékenységüket hol végzik. Esetükben a nyilvántartásba vételi kötelezettség azon a napon keletkezik, amelyen a tevékenységüket megkezdik. A szőlészeti tevékenység megkezdése esetén a hegyközségi törvény alapján a szőlészeti termelő hegyközségi tagsági viszonya illetve adatszolgáltatási kötelezettsége a telepítési engedély jogerőre emelkedésével jön létre.

A hegyközségi tagsági viszony létesítését, vagy az adatszolgáltató adatainak felvételét a szőlőterület szerinti hegybíró végzi. A hegyközségek elérhetőségét a www.hnt.hu oldalon lehet megtalálni. A hegyközségi tagsági viszony, illetve az adatszolgáltató nyilvántartásba vétele a 436/2009/EK rendelet 3. cikke előírása alapján a 127/2009. (IX. 29.) FVM rendelet I. Fejezetében foglaltak szerint történik. Ennek alapján a szőlőültetvény vagy borászati üzem helye szerint illetékes hegybíró a névjegyzékbe vagy nyilvántartásba történő felvétellel egyidejűleg a 127/2009. (IX. 29.) FVM rendelet 2. számú melléklet szerinti adatlapok alapján, 8 napon belül gazdasági aktaszámot ad ki. A gazdasági akta összefoglalóan tartalmazza a szőlészeti és borászati tevékenységgel összefüggő adatokat, függetlenül attól, hogy gazdálkodó hol végzi a tevékenységét. A gazdasági akta összeállításához szükséges információkat a szőlőterület, vagy a borászat területe szerint illetékes hegybíró rögzíti. Ha több hegybíró illetékességébe tartozó területen is folyik a tevékenység, akkor a bejelentő által választott hegybíró összesíti a rögzített adatokat egy gazdasági aktába. A hegybíró helyszíni szemlét végezhet a közölt adatok ellenőrzése céljából. A hegybíró a helyszíni szemle során meggyőződik a bejelentkezéskor szolgáltatott adatok valódiságáról. A hegybíró a nyilvántartásba vételről hatósági bizonyítványt állít ki. A gazdasági aktát vezető hegybíró ezen hatósági bizonyítványok alapján állítja ki a nyilvántartásba vételről (gazdasági akta létrehozásáról) a hatósági bizonyítványt.

A továbbiakban a hegyközségeknél, de más ügyintézésekhez is, a gazdasági akta számot kell majd megadni. Figyelemmel kell lenni arra is, hogy az adatokban történő változást a hegyközségi tag vagy adatszolgáltató 15 napon belül köteles a szőlőültetvény vagy borászati üzem helye szerint illetékes hegybírónak bejelenteni, amelyhez ugyanazt az adatbejelentőt kell használni, mint az első bejelentkezéskor. A rögzített és a tényleges adatok viszonyát a hatóságok folyamatosan ellenőrzik.

A hegybíró intézi a tevékenység felhagyását követő adminisztrációs feladatokat is. A hegyközségi tag, a szőlészeti és borászati felvásárló, és a nem borvidéki településen működő szőlészeti és borászati termelő a hegybírónak köteles bejelenteni, hogy tevékenységével felhagyott, vagy a szőlészeti termelő a szőlőültetvény használatát másnak engedte át. A hegybíró a bejelentés alapján a tagsági jogviszony megszüntetéséről, ezzel összefüggésben a névjegyzékből való törlésről, illetve az adatszolgáltatási kötelezettség megszűnéséről határozatot hoz. A határozat kiadásának feltétele, hogy a szőlészeti és borászati termelőnek, illetve a szőlészeti és borászati felvásárlónak ne legyen járuléktartozása, illetve adatszolgáltatási kötelezettségének eleget tegyen.

Abban az esetben is mód van hegyközségi tagsági viszony létesítésére, ha valakit tevékenysége alapján a jogszabályok erre nem köteleznek. Ezt a hegyközségi törvény önkéntes tagsági viszonynak tekinti. Önkéntes tagként a tagsági viszony létesítése, illetve megszűntetése egyszerűbb adminisztrációs folyamat. Az önkéntes tagságra vonatkozó szabályokat a hegyközségek maguk szabályozhatják, így azok hegyközségenként egymástól eltérhetnek.

A gazdasági akta a szőlőtermelő és a borászati vállalkozás minden lényeges adatát tartalmazza a szőlőterületről, a használatban lévő borászati berendezésekről, eszközökről. A gazdasági akta fontos ellenőrzési eszköz a szőlő és a bor származási igazolásainak kiadásakor a hegybírók számára. A hegybíró ezen adatokra is alapozva tudja megállapítani azt, hogy a kérelmező a szőlőjére, vagy borára jogosan kérelmezte-e az adott megnevezést, amely lehet a termőhely megnevezése, a szőlőfajta neve, vagy valamely borászati eljárásra utaló kifejezés (késői szüret, hordóban érlelt, stb.). Az eredetvédelemmel rendelkező borok termékleírásai a legtöbb esetben előírják, hogy az ilyen borászati terméket előállítani szándékozóknak erre vonatkozó szándékukat a hegybírónak be kell jelenteniük. A bejelentést a termékleírások általában valamilyen zárónaphoz is kötik az adott évjáratra vonatkozóan.